مرکز نوآوری اجتماعی سلام

Salam Social Innovation Center

مدیریت دانش
١٣٩٧/٠٢/٠٢

عکس مدیریت دانش


در سال­های اخیر مدیریت دانش به یک موضوع مهم و حیاتی تبدیل شده است . جوامع علمی و جاری هر دو بر این باورند که سازمان­ها با قدرت دانش می­توانند برتری ­های بلند مدت خود را در عرصه­های رقابتی حفظ کنند و دانشمندان در تحقیقات خود یافته­اند که مدیریت دانش برخلاف مدیریت­های دیگر زودگذر نیست بلکه اثرات ماندگاری دارد. شرایط و فضای رقابتی سازمان­ها بیش از پیش پیچیده و به سرعت در حال تغییر است. به گونه­ای که سرعت تغییر در بیشتر سازمان­ها به مراتب بیشتر از سرعت توان پاسخگویی و تطبیق آن­هاست. تغییرات مستمر دانش نیز وضعیت عدم تعادل جدیدی را برای سازمان­ها بوجود آورده است . در این میان تنها سازمان­هایی می­توانند به حیات خود ادامه دهند که بتوانند مزیت رقابتی خود را حفظ نمایند. به نظر اندیشمندان این عرصه حفظ مزیت رقابتی و بقا سازمان به کمک مدیریت دانش امکان پذیر است. بطوریکه بتوان به طور مستمر به خلق دانش ­های نو در سازمان پرداخت.

ضرورت مدیریت دانش

ضرورت مدیریت دانش، پیامد ضرورت و اهمیت دانش است. اگر در موضوعی دانش نقش مهم و ضروری داشته باشد، مدیریت آن نیز اهمیت  و ضرورت می‌یابد. اهمیت مدیریت دانش به لحاظ نظری چندان مورد تردید نیست، اما ممکن است ضرورت مدیریت دانش برای مواردی مبهم بوده و چنین پرسش‌هایی مطرح باشند:

مدیریت دانش چه فایده‌ای برای ما دارد؟

تا چه حد می‌توان به دستاوردهای وعده داده‌شده درباره مدیریت دانش امیدوار بود؟

به این پرسش‌ها می‌توان یک پاسخ کلی داد: "مدیریت دانش رویکردی برای نظم دادن به فعالیت‌های علمی است. همه افراد، گروه‌ها، سازمان‌ها و جوامعی اهدافی را پیگیری کرده و فعالیت‌های علمی را انجام داده یا باید انجام دهند؛ حال هرچه این اهداف و فعالیت‌ها گسترده‌تر، متنوع‌تر و پیچیده‌تر باشند؛ ضرورت مدیریت دانش در طراحی و اجرای آن‌ها بیشتر می‌شود".

نیاز به مدیریت دانش را می‌توان با نیاز به مدیریت مالی مقایسه کرد. این مقایسه در جدول زیر برای یک سازمان ارائه‌شده است:

 

حوزه دانش

حوزه مالی

یک سازمان، فعالیت‌های دانشی (آموزش، انتشار، پرس‌وجو، ثبت درس‌های آموخته‌شده و …) انجام می‌دهد.

یک فروشگاه خواربارفروشی، فعالیت‌های مالی (خرید، فروش، انبارداری و …) انجام می‌دهد.

اگر گستردگی، تنوع و پیچیدگی فعالیت‌ها یا ذی‌حقان یک سازمان زیاد باشد، نیاز به مدیریت دانش دارد.

اگر فعالیت فروشگاه زیاد باشد (مانند یک فروشگاه بزرگ) نیاز به مدیریت مالی دارد.

اگر حجم فعالیت‌های دانشی اندک باشد می‌توان از ایمیل معمولی، نرم‌افزارهایی مانند ورد و در حالت پیشرفته‌تر از شیرپونت استفاده کرد؛ اما اگر حجم فعالیت‌های دانشی زیاد باشد باید از نرم‌افزارهای مدیریت دانش باقابلیت‌هایی مانند ویکی، شبکه اجتماعی و … استفاده نمود.

اگر حجم حساب‌ها اندک باشد، می‌توان در یک دفتر آن‌ها را ثبت کرد، در حالت پیشرفته‌تر می‌توان از نرم‌افزار اکسل استفاده کرد، اما اگر حجم فعالیت‌های مالی زیاد باشد باید از نرم‌افزارهای مالی (حسابداری و انبارداری و …) استفاده نمود.

همه سازمان‌ها نیاز به تمرکز بر مدیریت دانش و استفاده از نرم‌افزار تخصصی مدیریت دانش ندارند.

همه فروشگاه‌ها نیاز به تمرکز بر مدیریت مالی و استفاده از نرم‌افزار تخصصی حسابداری ندارند.

 

هر چه حوزه فعالیت و ذی‌ نفعان یک سازمان گسترده‌تر، پیچیده‌تر و متنوع‌تر باشد، مدیریت دانش ضروری‌ تر می‌شود. هرچند همه افراد و سازمان‌ها فعالیت‌های دانشی را انجام می‌دهند؛ اما ابهام در مفهوم دانش و استفاده از روش‌ها و ابزارهای جزیره‌ای و ناهماهنگ، عوارضی را پدید می‌آورد که «مدیریت دانش» یکی از موثرترین و بهترین درمان‌های آن‌ها است.

پاسخ به پرسش‌های زیر ضرورت استفاده از سامانه مدیریت دانش را آشکار می‌کند:

  • آیا می‌دانید که چه چیزهایی را باید بدانید؟
  • چقدر می‌توانید از مطالعات قبلی و اطلاعاتی که در طول زمان گردآوری کرده‌اید استفاده کنید؟
  • چه مشکلاتی برای دسترسی به دانش مورد نیاز وجود دارد؟
  • تهیه گزارش‌ها (به ویژه گزارش‌های تحلیلی) چقدر سخت است؟
  • در چه مواردی سازمان دچار بی­‌ تصمیمی، تاخیر در تصمیم‌گیری و یا اشتباه در تصمیم (با وجود اطلاعات و افراد خبره) است؟
  • آیا فهم مشترک و تقارن اطلاعاتی بین ذی نفعان وجود دارد؟
  • برنامه‌ها و فعالیت‌ها با تغییر مدیران تا چقدر تداوم می‌یابند؟
  • سازمان حافظه‌دار است؟ با رفتن افراد خلاهای زیادی ایجاد خواهد شد؟
  • نیروهای متخصص به سختی پیدا می شوند؟ چقدر توان نیروهای متخصص هرز می‌رود؟
  • بلوغ کارفرمایی در پروژه‌های مطالعاتی و پژوهشی چقدر است؟
  • دانش‌های موجود در سازمان تا چه حد در دسترس عموم علاقه‌مندان و صاحب‌نظران است؟
  • هزینه‌های فرصت (عدم استفاده از دانش‌های کسب‌شده) در سازمان چقدر است؟
  • مدیریت استعدادها چگونه انجام می‌شود؟ آیا شایستگی‌های افراد به خوبی شناسایی شده و در مسیر بهره‌برداری و رشد قرار گرفته است؟
  • کارکنان چقدر گرفتار تناقض نماها و آشفتگی‌های مفهومی هستند؟
  • آیا فرصت­‌هایی برای کمک گرفتن از افراد عمیق و بصیر وجود دارد، آیا آنها احساس رضایت می‌کنند؟
  • آیا تولید محتوا (مقاله، کتاب، نشریه و…) به موقع و با کیفیت انجام می‌شود؟
  • آیا آموزش­‌ها مبتنی بر نیازهای واقعی است؟
  • آیا دانش‌ها و تجربیات موجود در ساختارها، مقررات و فرایندها نهادینه می شوند؟

در دوران حاضر شاهد طغیان اطلاعات و ضعف تصمیمات هستیم. گردآوری و مدیریت داده‌ها در بسیاری از سازمان‌ها به خوبی انجام می‌شود و فناوری‌های پیشرفته‌ای در این حوزه‌ها وجود دارد اما نتیجه استفاده از این فناوری‌ها، تولید انبوه اطلاعات است که مانند سیل همه چیز را با خود می‌برد. حلقه مفقوده بین اطلاعات گسترده و استنتاج تصمیمات، «دانش» است که باید به خوبی مدیریت شود و یک لیوان آب گوارا به تصمیم‌ سازان و تصمیم‌ گیران بدهد هرچند همه سازمان‌ها با ابزارهایی مانند نامه‌نگاری و رایانامه (ایمیل)، گزارش‌نویسی و … فعالیت‌های دانشی را انجام می‌دهند؛ اما معمولا از روش‌ها و ابزارهای جزیره‌ای و ناهماهنگ استفاده می‌نماید که بهره‌وری پایینی در پی‌دارند. «مدیریت دانش» بر جامعیت و یکپارچگی در شناسایی مسائل دانشی، تولید، انتشار و بهره‌برداری از دانش تاکید می‌کند و قواعد و ابزارهای موثری را پیشنهاد می‌دهد.

برای استقرار مدیریت دانش چه کارهایی انجام میدهیم؟

ارزیابی وضعیت مدیریت دانش سازمان

ارزیابی وضعیت مدیریت دانش به سازمان ها این امکان را می دهد که دریابند چگونه فرایند مدیریت دانش خود را پیاده سازی نمایند. از این رو باید شاخص هایی برای اندازه گیری فرایند مدیریت دانش در اینگونه سازمان ها تعریف شود. این شاخص ها کارایی و اثربخشی فرایند مدیریت دانش را بیان می نمایند. بر این اساس سازمان بر اساس مدل­ های استاندارد سنجش بلوغ مانند APO، KMMM، MAKE و ... مورد ارزیابی قرار می­گیرد و برنامه اجرایی و پیاده­سازی مدیریت دانش بر اساس ارزیابی به عمل آمده تعیین می­شود.

برگزاری دوره­های آموزشی

آموزش و آشنایی پرسنل سازمان با مقوله های جدید نظیر مدیریت دانش، تاثیر بسزایی در مشارکت و همراهی آنان در این حوزه داشته و خیل عظیمی از موانع که عمدتا حاصل ناآگاهی نسبت به موضوعات و مفاهیم جدید سازمانی است را از میان بر می دارد. برخی از دوره­های آموزشی مدیریت دانش به شرح ذیل است:

  • آشنایی با مدیریت دانش
  • کارگاه­های تخصصی دانش­نویسی و استخراج دانش شخصی
  • آشنایی با روش­ها و تکنیک­ های مستندسازی تجارب خبرگان
  • آشنایی با روش­ها و تکنیک ­های تبادل دانش
  • دوره جامع پیاده­سازی و استقرار مدیریت دانش در سازمان
  • مدل­های تدوین استراتژی مدیریت دانش
  • مدل­های تدوین استراتژی دانش

مستندسازی تجارب خبرگان و مدیران

تجربه‌ها دارای ارزش دانشی بسیار زیادی هستند و به عبارتی یکی از انواع بسیار مهم دانش محسوب می‌شوند و به همین جهت فرایند کسب و مستندسازی تجارب را می‌توان یکی از مهم‌ترین فعالیت‌های مدیریت دانش بر شمرد. از این رو سازمان‌ها مایل به ثبت انواع تجارب فنی و مدیریتی خود هستند؛ اما مشکل اساسی مستند سازی، اخذ صحیح این تجارب و بینش‌ها از صاحبان آن‌ها و بیان آن‌ها به گونه‌ای کاملا کاربردی و قابل استفاده برای دیگران است. چالش‌های مربوط به اخذ، ارائه و بازنمایی تجارب باعث شده است که نتایج بسیاری از طرح‌های مستندسازی تجارب در سازمان‌های مختلف، به رغم تلاش‌های ارزشمند صورت گرفته قابلیت کافی برای بازیابی و استفاده مجدد را نداشته نباشد. بر این اساس با استفاده از تکنیک ­ها و روش­ های مناسب برای هر سازمان اقدام به مستندسازی تجارب خبرگان و مدیران خواهد شد.

ارائه راه­کارهای ساختاری

به منظور پیاده سازی مدیریت دانش در هر سازمان، بایستی مجموعه قوانین، آیین نامه ها و مقرراتی وجود داشته باشد که با استناد به آن افراد سازمان بتوانند به سیستم مدیریت دانش اعتماد نمایند و با اطمینان خاطر نسبت به حفظ کلیه حقوق مادی و معنوی خویش به فعالیت در سیستم های مدیریت دانش بپردازند. در پیاده سازی مدیریت دانش و در حوزه ساختار سازمانی، مجموعه آیین نامه­های مدیریت دانش که بیانگر حقوق و وظایف کلیه افراد سازمان در حوزه مدیریت دانش است تصویب می شود.

تدوین استراتژی مدیریت دانش و استراتژی دانشی

برای ارزیابی و انتخاب استراتژی مناسب مدیریت دانش، عوامل سازمانی زیادی باید مورد توجه قرار ‏بگیرد. از طرفی در رویکرد پویا برای ایجاد استراتژی مدیریت دانش، وضعیت فرایندهای خلق و ‏انتشار دانش تاثیر مستقیمی بر استراتژیهای انتخابی دارد.  به منظور تدوین استراتژی مدیریت دانش در سازمان عواملی که بر تعیین استراتژی اثر می گذارند مورد بررسی قرار می­گیرند. برخی از این عوامل عبارتند ‏از: استراتژی عمومی کسب و کار سازمان، ساختار سازمانی، عوامل فرهنگی و فرایند های خلق و ‏انتشار دانش در ناحیه دانش بر سازمان. پس از بررسی عوامل تاثیر گذار در هر سازمان متد تدوین استراتژی مدیریت دانش بر اساس ماهیت سازمان انتخاب و اقدام به تدوین استراتژی مدیریت دانش بر اساس مدل انتخابی می­شود.


استفاده از مطالب فقط برای مقاصد غیر تجاری و با ذکر منبع بلامانع است. کلیه حقوق این سایت متعلق به مرکز نوآوری اجتماعی سلام می‌باشد.

Copyright © 2014 - 2017